Med de olympiska spelen i Paris 2024 bara 100 dagar bort är hanteringen av sportresor för de deltagande lagen i full gång.
Reed & Mackay är ett globalt företag som arbetar med företagsresor och evenemang och organiserar resor för Australiens OS-lag. Företaget organiserade framgångsrikt lagets resor till OS i både Rio 2016 och Tokyo 2020.
Hannah Schenk, Event Travel Manager på Reed & Mackay, berättar om hur man hanterar affärsresor för ett elitidrottslag som förbereder sig för att få Australiens OS-lag till OS i Paris 2024.
Hantering av flera flygplansbyten
”Inför spelen besöker Australiens olympiska kommitté (AOC) värddestinationen. Vi underlättade dessa resor i december och januari och har ytterligare en på gång inom kort. Och det handlar inte bara om flyg till Paris, utan vi måste också räkna in deras resor till olika platser i Frankrike.
”När vi tittar på resor för själva spelen tittar vi på det bästa sättet för ett idrottslag att resa. Det är en så storskalig händelse att den till sin natur kommer att få många förändringar i flygbokningarna. Vi letar alltid efter de bästa reselösningarna för kunden baserat på ett förutspått antal förändringar.
”Till exempel kommer det att bli en förändring av flygningarna om en idrottare inte kvalificerar sig till nästa tävlingsomgång. Just nu vet vi inte vilka som är kvalificerade. Därför är det viktigt att vi förhandlar med flygbolagen om flexibla villkor för namngivning och biljettförsäljning. Genom att ha goda relationer med våra leverantörer kan vi göra det.
”Det handlar om allt från att arbeta med Qantas, som är flygbolagssponsor för Australiens OS-lag, till att förhandla med andra flygbolag. När idrottarna reser ut kommer de att delta i förträningsläger på olika destinationer i Europa. Därför måste reseplaneringen också ta hänsyn till detta. Detta kommer att kräva en intern resa tillbaka till Frankrike i tid för spelen.
”Dessutom kommer alla returflyg för idrottarna att vara olika i avvaktan på deras tävlingsslutdatum. Och vi organiserar en charterflygning efter avslutningsceremonin. Detta måste vara fullt. Men eftersom vi ännu inte vet vilka som är kvalificerade kommer detta inte att ske förrän mycket närmare avresan.
”Plus att det kommer att finnas andra gruppresor att boka. Det finns 57 olika team att hantera resor för, så det är viktigt att hålla koll på deadlines för flygbiljetter.”
Hantering av komplexa bagagekrav
”När det gäller idrottslag handlar det naturligtvis inte bara om att en enskild person reser med en resväska. Researrangemangen är mer komplexa. Logistiken för att hantera extra bagage och sportutrustning måste beaktas.
”Till exempel behöver idrottare sina spjut, kanotpaddlare sina kanoter och surfare sina surfbrädor. All denna utrustning kräver särskilda papper, logistiskt stöd från flygbolagen och smidig upphämtning på destinationen. Om det blir förseningar på några dagar kommer det att störa träningsplanerna. Vi föreslog att man skulle använda air tags för att spåra och hantera situationen.
”Dessutom arbetar vi med Paris Charles de Gaulle Airport för att säkerställa att vi har en specifik kontakt med bagagehanteringen på flygplatsen. Jag kommer att vara på plats i Paris för att ta upp eventuella utmaningar. Vi kommer också att ha någon i Australiens tidszon som gör detsamma. På så sätt finns det 24 timmar om dygnet täckning för alla resor för det australiska OS-laget.
”Att hantera resor för ett högprofilerat idrottslag handlar om att hitta de bästa lösningarna i ett reselandskap som ständigt utvecklas. Nya flyglinjer kommer in som passar teamet bättre för deras evenemang, även efter de första bokningarna, så vi svänger för att tillgodose det. Vårt jobb är att göra övergången så smidig som möjligt för dessa idrottare.
”Samtidigt som vi hanterar flygningarna finns det flera andra teammedlemmar som hanterar alla andra delar, till exempel boende och frakthantering. Dessutom har vi infört ny teknik för årets olympiska spel; vårt system synkroniseras med spelens planerare så att vi kan uppdatera ändringarna när de sker.”
Har du några planer för affärsresor under de olympiska spelen i Paris 2024? Läs våra bästa tips för affärsresor under denna hektiska tid.
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov av rese- och evenemangshantering.
