Event briefings är detaljerade dokument som ger en sammanfattning av viktiga detaljer kring evenemanget, allt från logistik till budget. Med så mycket att ta upp, finns det några specifika frågor som du alltid bör inkludera i en eventbriefing?
Dessa dokument säkerställer att alla som är involverade i evenemangsplaneringsprocessen är överens. Detta inkluderar eventbyrån, lokalen, cateringfirman, transport och underhållning. De måste alla vara på samma sida.
Detta garanterar att alla förstår tidslinjerna, sätter upp önskade deadlines och identifierar eventuella utmaningar för att arbeta mot en framgångsrik eventupplevelse. Ju tidigare du kan identifiera dessa, desto större är sannolikheten att du undviker överraskningar i sista minuten.
Reed & Mackay Events team lyfter fram åtta viktiga frågor att ta med för att säkerställa att alla typer av evenemang är smidiga från början till slut.
1. Vad är evenemangets mål?
Varje händelse tjänar ett syfte. När du som eventarrangör börjar planera ditt event ska du se till att du vet varför du för samman människor. Evenemang är ett fantastiskt sätt för organisationer att lansera produkter eller tjänster och att komma i kontakt med nuvarande och potentiella kunder. Genom att förstå syftet med ditt evenemang blir det lättare för dig att implementera lösningar som lockar deltagare.
Ett välorganiserat dokument med information om evenemanget kan hjälpa dig att hålla fokus på syftet med ett möte eller evenemang. Det är en bra idé att fokusera på mer än bara logistiken.
Det är viktigt att ha en klar uppfattning om varför mötet eller evenemanget äger rum. Genom att ställa frågor till eventgenomgången kan du se till att alla inblandade medarbetare är på samma sida och arbetar mot samma mål. Genom att ha ett detaljerat briefingdokument kan du hålla alla informerade och på rätt spår.
2. Finns det några lärdomar från tidigare händelser?
Om du har varit värd för evenemanget tidigare, t.ex. ett årligt evenemang, kan du börja med att titta på informationsdokumenten för tidigare evenemang. Var det en tvådagars personlig konferens eller ett litet virtuellt evenemang?
Att granska tidigare händelser är avgörande för att bedöma både framgångar och förbättringsområden. Reed & Mackays specialiserade event managers har många års erfarenhet som gör det möjligt för dem att tillhandahålla kreativa och engagerande lösningar för att ta itu med förbättringsområden från tidigare evenemang.
3. Vem är målgruppen?
Genom att förstå och identifiera din målgrupp kan du säkerställa att evenemangets innehåll och upplevelser når fram till deltagarna. Att skapa en profil av dina ideala gäster, med hänsyn till deras intressen, preferenser och förväntningar på evenemanget, är en nyttig övning. Denna profil fungerar som en guide för att anpassa evenemangets innehåll till deltagarnas behov och intressen.
4. Vilken logistik behöver du?
Information som datum, tid och plats är avgörande för planering och samordning. Arrangörerna behöver denna information för att kunna fatta välgrundade beslut om schemaläggning, researrangemang och boende.
Viktiga logistiska frågor för en eventbriefing är därför: Var hålls eventet? Är det ett flygplatshotell eller ett specialbyggt kongresscenter? Hur ska delegaterna ta sig dit?
Dessutom är det viktigt att tänka på var din målgrupp befinner sig när du väljer lokal. Finns det till exempel bra flyg- eller tågförbindelser till destinationen?
5. Kan du tillhandahålla reseinformation?
Att inkludera reseinformation i din eventbriefing spelar en viktig roll för att säkerställa att deltagarna är nöjda. Att ge noggrann information om närliggande transport- och boendealternativ bidrar till att minska deltagarnas stress.
Att se över infrastrukturen för kollektivtrafiken och tillhandahålla tydliga instruktioner visar att man tar hänsyn till deltagarna. Genom att dela med sig av relevant reseinformation kan man dessutom se till att alla deltagare kommer till evenemanget och kan bidra till att det blir en framgång.
6. Vilka evenemangsbudgetar arbetar du med?
Du behöver inte ange den exakta slutbudgeten, men en uppskattning är en bra utgångspunkt. En genomgång av budgeten från tidigare evenemang kan vara till hjälp. Det kan vara fördelaktigt att beskriva hur medlen fördelas mellan olika kanaler. Tänk på kanaler som lokal, kostnader, mat och dryck samt marknadsföringskostnader för evenemanget.
7. Har ni genomfört en riskbedömning av händelsen?
Oavsett om du planerar ett evenemang för 200+ gäster eller färre än 20, är inget evenemang immunt mot risker. Genom att identifiera potentiella utmaningar, till exempel dåligt väder och tekniska problem, kan arrangörerna utveckla lämpliga strategier.
Bedöm riskerna med platsen och det omgivande området. Detta inkluderar utvärdering av tredjepartsleverantörer som t.ex. ljus- och riggteam. Genom att göra en riskbedömning kan du garantera att evenemanget är säkert. Det är viktigt att beakta alla potentiella faror och vidta nödvändiga försiktighetsåtgärder.
Se till att du har utsedda mötesplatser och svarsprotokoll för incidenter i och utanför lokalen. Markera mötesplatserna tydligt och gör dem lättillgängliga. Dessutom bör all personal och alla deltagare tydligt kommunicera svarsprotokollen.
8. Hur ser framgång ut?
Genom att beskriva viktiga resultatindikatorer (KPI:er) i din evenemangsinformation kan arrangörerna utvärdera evenemangets inverkan och framgång. Att se över syftet med ditt evenemang är en bra utgångspunkt för att utveckla dina KPI:er. Om det primära målet till exempel är att generera intäkter är det viktigt att fastställa intäktsmål.
Förbättra din närvaro i sociala medier genom att fastställa din målgrupp. Detta hjälper dig att mäta hur framgångsrika dina ansträngningar är.
Hur många människor vill du nå ut till? Detta hjälper dig att sätta upp specifika mål för din strategi för sociala medier. Att mäta dessa mätvärden mot dina KPI:er underlättar utvärderingar efter evenemanget och ger insikter inför framtida evenemang.
Maila hello@reedandmackay.com för att diskutera alla dina behov av rese- och evenemangshantering.
