Har du fått ansvaret för att planera företagets sommarfest?
Oroa dig inte, det är ju alltid ”gästen som gör festen” men här kommer några av våra bästa tips som är värt att tänka på om du är den som ska leverera sommarens happening! Läs våra tips nedan för att planera den bästa sommarfesten!
1) VÄLJ RÄTT PLATS
Att välja rätt plats för eventet kan vara knepigt, särskilt när det gäller att passa syftet och antalet gäster. Och det är lätt att missa små saker som faktiskt är viktiga. Planerar ni en fest utomhus – vad händer om vädret blir stökigt? Finns det tillräckligt med sittplatser och skuggiga ställen om det är riktigt varmt, och vad händer om det börjar blåsa storm?
Glöm inte att ta hänsyn till tillgängligheten, finns det ramper, hissar och toaletter på plats? Hur ser säkerheten ut på plats, finns det en lättillgänglig utrymningsplan?
2) VILKA KOMMER?
En sommarfest kan betyda så mycket olika saker för olika deltagare. Börja planeringen med att ta reda på lite mer om deltagarna. Vad har deltagarna för förväntningar och vad föredrar dem? Hur ser företagskulturen ut och vad är viktigt att få med.
Titta tillbaka på föregående års sommarfest och vad som var lyckat/mindre lyckat och be om lite feedback från kollegorna innan du sätter planen.
3) TEAMBUILDING – LIVEUNDERHÅLLNING?
Skapa en riktigt bra stämning sommarfesten genom att underhålla deltagarna med tex. liveband, DJ:s, magiker, inspirerande talare eller artister. Att utmana deltagarna med någon form av teambuilding brukar vara både uppskattat och utmanande.
Vi samarbetar med flera olika företag som kan erbjuda olika typer av aktiviteter, tex;
-
- Matlagningskurs
- Escape room
-
- Skattjakt
- Minglegame
- Olympic games
4) ENERGI BÅDE INNAN OCH EFTER FESTEN?
Skapa en agenda som gör att deltagarna kommer till festen med energi och förväntan och se till att de har samma känsla när de lämnar!
-
- Vilken tid börjar eventet? Kommer folk att behöva boende även natten före festen?
-
- Lämna en liten del av dagen fri från aktiviteter för att ha utrymme att umgås utan agenda.
-
- Vid stora event – skapa några tysta områden och planera in flera pauser under dagen.
-
- Erbjud hälsosam mat- och fika
-
- Utvärdera alltid eventet efteråt för att få feedback
5) MAT OCH DRYCK PÅ EVENTET
Anpassa mat och dryck utifrån syftet med eventet. Att skapa möjligheter till nätverkande vid olika matstationer eller food trucks brukra vara uppskattat. Det kan även bidra till ett minskat matsvinn. Fråga leverantören om de använder sig av lokalt producerade råvaror i sina menyer.
Vid färre antal gäster kan du det vara kul med avsmakningsmenyer för både mat och vin, eller att deltagarna själva får laga maten tillsammans med kocken.
6) INKLUDERA ALLA
Bilda en liten planeringsgrupp för festen så att alla känner sig inkluderade och för att få med olika perspektiv. Gruppen bör bestå av medarbetare från olika avdelningar, nivåer och bakgrunder.
Tänk på dryckerna som serveras – finns det ett bra utbud av alkoholfria drycker, samt vanligt vatten, läsk och juice?
7) BYT MILJÖ
Ligger ditt kontor i en stadskärna? Det gynnar ofta kreativiteten att byta miljö. Om du väljer något mer lantligt är det viktigt att platsen har bra transportförbindelser eller gratis parkering på plats. Om deltagarna behöver resa med bil kan du också främja samåkning för att minska CO2-utsläppen.
8) KOMMUNICERA LÖPANDE MED DELTAGARNA
Underhåll deltagarna längs vägen från inbjudan till eventdatum. Skicka information om agenda, klädkoder och vanliga frågor. Bygg en skräddarsydd webbplats, registreringssida och eventapp så att du kan kommunicera med deltagarna under hela evenemanget. Det bygger upp en förväntan, stämning och skapar gemenskap.
9) TID ATT NÄTVERKA
Nu när många organisationer erbjuder hybridarbete är det viktigt att det läggs tid på att bara umgås och nätverka med sina kolleger. Se till att det avsätts tid för det i agendan.
10) TEMA?
Gör ditt evenemang ännu mer minnesvärt genom att ha ett tema, tex. Charter, Festival eller Hawaii? Se till att temat genomsyrar allt på eventet, branding i lokalen, mat & dryck samt aktiviteter. Det blir lätt en snackis för deltagarna och skapar en bra atmosfär.
Vill ni gå ett steg längre kan även presenter kopplat till temat produceras till festen, eller inkludera ett överraskningselement. Det kan tex. vara ett band som alla känner till, fyrverkerier, flash mob eller mystiska gästtalare.
11) MINNEN FÖR LIVET
Sommarfesten är ett utmärkt tillfälle att fånga er fantastiska företagskultur. Dela med er av den efter festen och använd i employer branding syfte. Att dela bilder/film på dina sociala kanaler och webbplats kan vara ett bra sätt att locka nya talanger till organisationen. Att använda en professionell fotograf och/eller videofotograf gör hela skillnaden.
VI HJÄLPER DIG MED HELA PLANERINGEN!
Hos oss på Reed & Mackay får du alltid en egen projektledare som hjälper dig med hela planeringen från början till slut. Alltifrån att hitta lokaler, underhållning och catering till förhandlingar med leverantörer och uppföljning av eventet inklusive rapportering om budget och kostnader.
Kom i kontakt med oss – mejla till event.se@reedmackay.com, eller fyll i ett enkelt formulär här
