Die Herausforderung: Da Mitarbeiter aus dem Vereinigten Königreich und aus Übersee zu einer jährlichen Veranstaltung zusammenkommen, um geschäftliche Prioritäten zu besprechen, wollte das HR-Team von Colt Data Centre Services den perfekten Veranstaltungsort und ein Programm finden, das kreatives Denken anregen und die Teams zusammenschweißen würde.
Die Lösung: Dank solider Beziehungen zu den Lieferanten konnte Reed & Mackay Events einen Veranstaltungsort finden, der alle Anforderungen des Kunden für eine erfolgreiche Veranstaltung erfüllte.
Die volle Aufmerksamkeit der Veranstaltungsteilnehmer während der zweitägigen Präsentationen und Diskussionen zu gewinnen, war ein Hauptanliegen des HR-Teams von Colt Data Centre Services (DCS).
So wurde sichergestellt, dass die 14 Delegierten – von denen einige aus Mumbai und Tokio sowie aus dem Vereinigten Königreich angereist waren – reichlich Gelegenheit zur kreativen und unterhaltsamen Teambildung hatten.
„Wir entschieden, dass wir die Veranstaltung nicht in London abhalten wollten, sondern einen Ort suchten, der nicht weit von der Hauptstadt entfernt war, damit unsere Kollegen aus Indien und Japan nach langen Flügen nicht zu lange zum Veranstaltungsort fahren mussten. Außerdem wollten wir die Veranstaltung an einem Ort abhalten, der besonders genug ist, um das Team zu inspirieren“, sagt Karen Glenn, Executive Assistant des CEO von Colt DCS.
„Ich hatte bereits im letzten Jahr mit Reed & Mackay Events zusammengearbeitet und wusste, dass sie uns die Suche nach einem Veranstaltungsort erleichtern würden. Das Team kennt sich sehr gut mit der Suche nach Veranstaltungsorten aus; sie empfehlen uns, wo wir einen Mehrwert finden können, da sie gute Beziehungen zu diesen Veranstaltungsorten haben.
KOMPETENZ BEI DER SUCHE NACH VERANSTALTUNGSORTEN
Reed & Mackay Events sind erfahrene Vermittler von Veranstaltungsorten. Senior Event Manager Nicole Solomon suchte das Hanbury Manor Marriott Hotel & Country Club in Hertfordshire auf und arrangierte für Glenn einen Besuch vor der Veranstaltung, um die Räumlichkeiten zu erkunden und mit ihm zu besprechen, wie sie sie für Meetings, Break-Outs, Unterkunft, Abendessen und Teambuilding einrichten wollte. In diesen Situationen kann es von Vorteil sein, mit einer Eventagentur zusammenzuarbeiten, die über gute Beziehungen zu den Lieferanten verfügt.
„Wenn wir Anfragen an Veranstaltungsorte stellen, handeln wir den bestmöglichen Preis und Flexibilität bei der Bezahlung aus. Dazu gehört auch, dass wir für die Anzahl der Teilnehmer verhandeln, die am Tag der Veranstaltung anwesend sind, da sich diese Zahl gegenüber der ursprünglichen Anfrage noch ändern kann“, erklärt Solomon.
„Da wir diese Beziehungen zu den Anbietern haben, sprechen wir mit dem direkten Ansprechpartner am Veranstaltungsort – in diesem Fall mit dem Eventmanager – und können dem Kunden den Raum zeigen, damit er eine genaue Vorstellung davon hat, was ihn erwartet. Wir kommunizieren mit dem Veranstaltungsort bis zur letzten Minute und stellen sicher, dass der Kunde alles hat, was er braucht.
Vier Kollegen übernachteten in der Nacht vor der Veranstaltung im Hotel und trafen am nächsten Morgen mit dem Rest des Teams ein. Nach dem Frühstück ging es direkt zu den Geschäftsbesprechungen. Nach dem Mittagessen folgten Präsentationen, und vor dem Abendessen und den Getränken im Hotel waren einige Stunden Freizeit in das Programm integriert.
TEAMFÖRDERNDE ERFAHRUNG
Während der zweite Tag mit Präsentationen begann, stand der Nachmittag ganz im Zeichen des Austauschs. „Wir haben niemandem vorher genau gesagt, was wir an diesem Nachmittag vorhatten, nur dass es ein Sporttag war“, sagt Glenn. „Zusammen mit Reed & Mackay haben wir mit dem Hotel einen bevorzugten Anbieter ausgewählt – KDM Events – mit dem Auftrag, eine unterhaltsame Veranstaltung mit teambildenden Übungen durchzuführen.
„Als sich am Nachmittag alle auf das Hotelgelände begaben, konnten sie in der Ferne ein großes Zelt sehen. Als sie näher kamen, sahen sie, dass es voll war mit Teambuilding-Aktivitäten zum Thema Monopoly. Alle fanden es so cool, und wir haben in unseren Teams zusammen gearbeitet!
„Der Mann, der die Veranstaltung leitete, war fantastisch und hatte einen sehr guten Sinn für Humor. Es war großartig, dass Reed & Mackay Events und das Hotel in der Lage waren, ein so großartiges Unternehmen zu finden, mit dem sie zusammenarbeiten konnten.
Glenn und das Team von Colt DCS erklärten die Veranstaltung zu einem Erfolg. „Alle waren von dem gesamten Programm, dem Hotel, dem Abendessen und den Teambuilding-Events begeistert“, sagt sie. „Als es ein paar Probleme mit der Zeitplanung gab, fand das Hotel eine Lösung. Wir haben Nicole dann ein allgemeines Feedback über das Hotel gegeben, das sie mit ihnen weiterverfolgt hat.
„Reed & Mackay Events an Bord zu haben, hat definitiv einen Mehrwert gebracht – es hat mir viel Zeit bei der Suche nach und den Verhandlungen mit Veranstaltungsorten erspart – und zum Gesamterfolg der Veranstaltung beigetragen.“
Senden Sie eine E-Mail an hello@reedandmackay.com, um alle Ihre Bedürfnisse im Bereich Tagungs- und Veranstaltungsmanagement zu besprechen.
